L’importance d’un audit externe est sous-estimée dans des nombreuses entreprises. Cela peut être reconnu par les signaux suivants :
- La préparation est relativement beaucoup mieux quand il y a un ordre de production lié au résultat que dans le cas d’un audit externe « commun »
- Juste avant l’audit un mail est envoyé avec l’annonce de l’audit et les consignes à respecter (et c’est tout)
- L’audit est fait comme toutes les autres activités dans l’organisation : entre deux autres priorités
- D’autres activités sont planifiées pendant l’audit (exemples : visites de clients potentiels, productions d’essai)
Cela donne l’idée aux gens qu’ils travaillent efficacement et que l’organisation est si forte qu’elle peut se permettre de tout faire en même temps. Malheureusement les gens ne peuvent pas se couper en deux et se focaliser sur 2 choses complétement différentes. Ne parlant pas des organisations.
La conséquence de tout cela est qu’un audit se déroule en général de façon raide. Ça prend du temps pour que les audités apparaissent, les responsables de département sont injoignables et il se passe trop de temps avant que les documents de preuve soient présentés.
Vous pouvez être sûr que l’auditeur s’aperçoit de tout ça. Il faut que vous demandiez si vous souhaitez vraiment vous présenter comme cela (désintéressé) en tant que société.
Si vous voulez mieux performer et vivre des audits fluides, il est temps de changer de cap. Il y a beaucoup de marge d’amélioration possible.
- Préparer la documentation dont vous savez que l’auditeur va vouloir consulter afin de la montrer rapidement
- Le faire également avec les documents d’autres départements
- Se concentrer en tant qu’organisation sur l’audit = 100 % focus
- Ne pas planifier des activités auxiliaires. Le moment de mesure (examen) est maintenant et ne peut pas être refait. Montrer (à tous vos collègues) que la qualité est prioritaire
Changer votre stratégie. Ne plus faire les choses à moitié, mais les faire bien et avec attention. Cela rend le travail plus intéressant. Le but est de faire en sorte que les choses suivantes viennent de façon naturelle :
- La salle de réception est préparée, l’audit peut démarrer tout de suite
- Les invités pour la réunion d’ouverture sont présents. En plus du responsable qualité, au moins le manager le plus haut de la hiérarchie et le manager opérationnel sont présents
- Les responsables de service ou leurs représentants accueillent l’auditeur quand il apparait dans leur département
- L’auditeur reçoit des réponses attentives et enthousiastes à ses questions
