Etant donné l’importance des audits externes, à voir dans les articles précédents, il est primordial d’y consacrer beaucoup plus de moyens que vous aviez l’habitude de faire. Ils permettent d’augmenter son score et également la sensibilisation et l’esprit d’équipe de vos employés.
D’habitude tous les invités sont présents dans la réunion d’ouverture et puis tout le monde reprend sa routine. Le responsable qualité reste avec l’auditeur pendant le reste de l’audit en répondant aux questions.
Les départements concernés sont appelés pour les preuves nécessaires. L’auditeur et le responsable qualité bougent dans l’entreprise en visitant ces départements selon le programme. De plus il faut régulièrement trouver les responsables. Donc :
- Le responsable qualité fait plusieurs choses en même temps en étant audité et en coordonnant l’audit
- Il peut y avoir de l’irritation quand cela dure longtemps avant que les documents soient présentés
- A chaque audit le responsable qualité doit chercher certains responsables de service
- Une impression d’une basse implication dans l’audit est donnée à l’auditeur
- Ce tourner en rond ressemble quelques fois à un jeu de cache-cache ce qui peut être vue comme une situation chaotique
Vu que l’audit est un moment de mesure unique, il est important d’organiser l’accueil de l’auditeur externe autrement car il n’y a pas assez d’attention pour l’audit.
Pour améliorer cette situation, libérer des personnes pendant la durée de l’audit, afin que le responsable qualité puisse mieux répondre aux questions posées. Formez une équipe d’audit avec une claire répartition des rôles pour le déroulement de l’audit.
Dans les rôles on peut penser à un extra personne avec le responsable qualité. Celle-ci transmet les questions à la personne qui coordonne l’audit en interne.
Le coordinateur s’occupe d’appeler et chercher les experts, de la transmission du déroulement l’audit dans l’organisation et d’organiser que l’audit se déroule de façon lisse. Les responsables de la documentation sont là pour la recherche documentaire.
Une salle où l’audit a lieu sera réservée pour la durée de l’audit. Les personnes interrogées vont vers la salle d’audit ainsi que les documents à montrer. Bien sûr qu’on fait également le tour de l’entreprise si cela fait partie du programme de l’audit.
Avec cette approche les audits deviennent plus efficaces, plus agréables et votre entreprise se présente de façon plus professionnelle. Vous diffusez le processus des audits de façon plus vaste dans l’organisation. La sensibilisation de votre équipe augmente.
Pour résumer, voici les avantages de cette méthode :
- Plus les employés sont impliqués dans le processus des audits plus la compréhension du processus augmentée
- Meilleurs résultats
- Plus d’attention pour le processus de la qualité
- Vous fournissez une meilleure impression de votre entreprise à l’auditeur
- Vous êtes mieux préparé pour les audits inopinés
